Provozní podmínky podatelny

I. Identifikace

Umístění: Budova Úřadu městského obvodu Pardubice II – Chemiků 128, třetí patro
Identifikátor datové schránky: hhrb36i
Elektronická adresa podatelny: podatelna@umo2.mmp.cz

II. Podatelna

1. Příjem pošty podatelnou

Podatelna přejímá došlou poštu (v analogové i digitální podobě) pro jednotlivé odbory Úřadu městského obvodu Pardubice II. 

Podání doručené v listinné podobě
Je-li podatelně doručen dokument v listinné podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že není čitelný, ale lze určit odesílatele a jeho kontaktní údaje, vyrozumí podatelna odesílatele o zjištěné vadě a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu odstranit, dokument se dále nezpracovává. 

Je-li podatelně doručen dokument v listinné podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že není čitelný a nelze určit odesílatele, dokument se dále nezpracovává. 

Podání doručené na přenosném technickém nosiči dat 

• podatelna přijímá pouze podání na CD, DVD nebo flash disku, 
• jsou přípustné tyto datové formáty dokumentů: DOC/ DOCX, XLS/ XLSX, TXT, RTF, ZFO, PDF verze 1.7 a vyšší, PDF/A - ISO 19005-1:2005 a 19005-2:2011, PNG - ISO/IEC 15948, TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný, JPEG/JFIF - ISO/IEC 10918, MPEG‐2 - ISO/IEC 13818, MPEG‐1 - ISO/IEC 11172, GIF, MPEG‐1 Audio Layer II nebo MPEG‐2 Audio Layer II (MP2), MPEG‐1 Audio Layer III nebo MPEG‐2 Audio Layer III (MP3), WAV, PCM, XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD) 
• pokud je součástí jednoho podání více elektronických dokumentů, musí být zřejmé, který dokument je vlastním podáním a které dokumenty jsou dalšími elektronickými přílohami tohoto podání, 
• technický nosič dat bude vrácen pouze na výslovnou žádost uplatněnou při jeho předání podatelně nebo uvedenou v příloze elektronického podání, 
• jedno podání musí být na jednom technickém nosiči dat. 

Podání doručené na elektronickou adresu podatelny 

• jednou e-mailovou zprávou může být zasláno pouze jedno podání o maximální velikosti 20MB, 
• pokud je součástí jednoho podání více elektronických dokumentů, musí být zřejmé, který dokument je vlastním podáním a které dokumenty jsou dalšími elektronickými přílohami tohoto podání, 
• jsou přípustné tyto datové formáty dokumentů: DOC/ DOCX, XLS/ XLSX, TXT, RTF, ZFO, PDF verze 1.7 a vyšší, PDF/A - ISO 19005-1:2005 a 19005-2:2011, PNG - ISO/IEC 15948, TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný, JPEG/JFIF - ISO/IEC 10918, MPEG‐2 - ISO/IEC 13818, MPEG‐1 - ISO/IEC 11172, GIF, MPEG‐1 Audio Layer II nebo MPEG‐2 Audio Layer II (MP2), MPEG‐1 Audio Layer III nebo MPEG‐2 Audio Layer III (MP3), WAV, PCM, XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD). 
  
  

Je-li na elektronickou adresu podatelny doručeno elektronické podání, je o tom odesílatel obratem vyrozuměn e-mailovou zprávou odeslanou na adresu uvedenou v podání. Obsah zprávy je dán výsledkem kontrol podání z hlediska jeho čitelnosti, přítomnosti elektronického podpisu, přítomnosti viru atd. Vyrozumění odesílatele není potvrzením o řádnosti doručení podání např. ve smyslu správního řízení. Odesílatel proto může být ještě následně vyzván k doplnění náležitostí podání podle jiného právního předpisu. 

Je-li podatelně doručen dokument v digitální podobě neúplný, nelze jej zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, obsahuje škodlivý kód, není v datovém formátu, ve kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě nebo není uložen na technickém nosiči dat, na kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě, vyrozumí podatelna odesílatele o zjištěné vadě a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se ve spolupráci s odesílatelem vadu odstranit, dokument se dále nezpracovává. 

Není-li podání odeslané na elektronickou adresu podatelny přijato, je pak ve zprávě odesílateli uveden konkrétní důvod. Zpráva rovněž obsahuje identifikační údaje přiřazené úřadem elektronickému podání. 

Podání učiněné prostřednictvím informačního systému datových schránek 

• podmínky doručování prostřednictvím informačního systému datových schránek jsou ustanoveny zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a souvisejícími právními předpisy, 
• pro dokumenty přenášené v datové zprávě do datové schránky úřadu jsou přípustné tyto datové formáty: DOC/ DOCX, XLS/ XLSX, TXT, RTF, ZFO, PDF verze 1.7 a vyšší, PDF/A - ISO 19005-1:2005 a 19005-2:2011, PNG - ISO/IEC 15948, TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný, JPEG/JFIF - ISO/IEC 10918, MPEG‐2 - ISO/IEC 13818, MPEG‐1 - ISO/IEC 11172, GIF, MPEG‐1 Audio Layer II nebo MPEG‐2 Audio Layer II (MP2), MPEG‐1 Audio Layer III nebo MPEG‐2 Audio Layer III (MP3), WAV, PCM, XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD). 

Doručená podání se přebírají průběžně v pracovní dny: 

Pondělí       8:00 - 11:30 a 12:30 - 17:00
Úterý      8:00 - 11:30 a 12:30 - 15:00 
Středa        8:00 - 11:30 a 12:30 - 17:00
Čtvrtek       8:00 - 11:30 a 12:30 - 15:00
Pátek          8:00 - 11:30 a 12:30 - 14:30 

Dodání datových zpráv do datové schránky úřadu nebo na elektronickou adresu podatelny kontroluje podatelna minimálně dvakrát denně. Datové zprávy zaeviduje do GINIS a předá příslušnému spisovému uzlu pouze elektronickou formou. Poslední příjem datových zpráv proběhne v pondělí a středu v 16:00 hodin, v úterý, čtvrtek a pátek v 13:30 hodin. 

2. Příjem a výdej pošty uvnitř úřadu

Listinné zásilky spisových uzlů k odeslání či evidenci musí být předány na podatelnu (výpravnu) v pondělí a ve středu do 14:00 hodin, v ostatní dny do 12:30 hodin. 

Výdej pošty zajišťuje zaměstnanec podatelny formou roznosu po úřadě, a to obvykle v dopoledních hodinách. 
V naléhavých případech dle dohody. 

III. Výpravna 

Poštovní zásilky jsou vypravovány pro jednotlivé spisové uzly úřadu. 

Připravené zásilky předá zaměstnanec výpravny provozovateli poštovních služeb v úterý (zásilky předané na podatelnu nejpozději v pondělí v 14:00) a ve čtvrtek (zásilky předané na podatelnu nejpozději ve středu v 14:00). 

Nesprávně připravené zásilky k odeslání je podatelna oprávněna vrátit následující pracovní den na příslušný spisový uzel k opravě. 

Datové zprávy připravené jednotlivými zpracovateli odesílá zaměstnanec výpravny minimálně dvakrát denně. Poslední vypravení datových zpráv proběhne v pondělí a středu v 16:00 hodin, v úterý, čtvrtek a pátek v 13:00 hodin.